Manejo del tiempo, según Tony Robbins

En otra entrada, reseñamos un vídeo de Tony Robbins sobre su método de planificación rápida. A continuación, reseñamos otro vídeo de Robbins que abunda sobre algunos pasos a seguir antes de utilizar el método de planificación rápida. El vídeo, también, abunda más sobre el último paso del método de planificación rápida, que es el plan de acciones masivas.

Primer paso: Capturar todas las acciones creemos que tenemos que hacer

El primer paso para lograr tener control en nuestras vidas dominando las cosas que tenemos que hacer es capturar en un sitio todas las cosas que creemos que tenemos que hacer. Saca eso que tienes que hacer de tu cabeza, y ponlo en un sitio (una libreta, una app en el celular, etc.). Idealmente, está lista debe tener algún sistema de categorización. Por ejemplo, una categoría de negocio, otra categoría de familia, de salud y fitness. Abundaremos más sobre esto más adelante.

El propósito de este primer paso de captura es liberar tu mente de esas cosas que tienes que hacer. Una vez capturas en un sitio que verificas consistentemente las cosas que piensas que tienes que hacer, tu mente se libera del estrés que le produce pensar en esto que tienes que hacer. Es decir, si no capturas esta acción que debes hacer, tu mente constantemente estará pensando y repensando sobre esa tarea. Mientras que, por el contrario, si capturas esta acción y la pones en un lugar que sabes que vas a mirar, tu mente se despreocupará de ello. Esta reducción en estrés, redundará en un aumento de enfoque (calidad). Entre menos distracciones tenga tu mente, más se concentrará en lo que estás haciendo en el presente, redundando en un aumento en la calidad de tu trabajo. Por otro lado, la reducción del estrés en si mismo es un beneficio. Dosis muy elevadas de estrés atentan contra nuestra salud.

Volviendo al tema de la captura de acciones, Robbins explica que el problema de las listas de tareas para hacer es que se vuelven cada vez más y más grandes, y el tiempo nunca parece dar para completar todo lo que está en nuestra lista. No obstante, Robbins aclara que la razón de ser de esta captura de acciones por hacer no es realizar todas estas acciones, sino agruparlas en una categoría que nos recuerde qué realmente queremos lograr. Es decir, Robbins explica que debemos tener la tranquilidad de saber que la mayoría de las cosas que ponemos en esta lista no las vamos a cumplir. La idea de capturar estas acciones es sacarlas de nuestra mente, liberar nuestra mente de estrés, y ponerlas en un sitio que nos recuerde nuestro gran propósito. Ya explicaremos esto más adelante.

Segundo paso: crear un plan con el método RPM

Luego de capturar todas las acciones que creemos que tenemos que hacer, el segundo paso es crear un plan con el método RPM. Para crear un plan RPM, debemos tomar todas las acciones que hemos capturado, y categorizarlas. Por ejemplo, si tenemos como acción hacer ejercicios, comprar vitaminas, y hacer una compra de comidas baja en sodio, sabemos que todas estas acciones tienen que ver con nuestra salud. Si también tenemos acciones como radicar una planilla mensual de nuestro negocio, pagarles a los empleados de nuestro negocio, lanzar una campaña publicitaria de los servicios que ofrecernos, obviamente todas estas acciones tienen que ver con la operación de tu negocio. De esta manera, todo ese montón de cosas por hacer las vamos sistematizando según vamos identificando acciones que están relacionadas entre sí.

Primera parte del RPM: identificar nuestros resultados

Una vez categorizadas las acciones, debemos empezar a aplicar el método RPM. El primer paso de este método es pensar qué resultado queremos lograr. Con la palabra “resultado” no estamos hablando de qué cosas tenemos que hacer, sino lo que queremos lograr. Por ejemplo, en el caso de las acciones relacionadas con la salud (comprar vitaminas, hacer ejercicios, empezar una dieta baja en sodio, etc.), debemos preguntarnos qué es lo que queremos lograr con todas estas acciones. La respuesta a ello puede que sea mejorar nuestra salud bajando vuestra presión arterial.

Con el ejemplo de las acciones relacionadas al negocio, debemos preguntarnos igualmente que es lo que realmente queremos lograr. La respuesta a ello sea mantener a flote nuestro negocio, y hacerlo crecer de manera tal que duplique sus ganancias en un término de cinco años.

De esta forma, explica Robbins, el océano de acciones por hacer posiblemente se reduzca a tres, cuatro o cinco resultados deseados.  Esto no solamente nos simplifica nuestra visión de las cosas que debemos hacer, reduciendo nuestro estrés, sino que hace que nuestro enfoque mental mucho más eficiente, que nos enfocamos en lo que queremos, que es realmente nuestra meta, y no en lo que supuestamente tenemos que hacer para lograr lo que queremos.  Es por ello que Robbins dice que, si mantenemos nuestro enfoque en lo que queremos, eventualmente nos daremos cuenta que muchas de las cosas que pensábamos que teníamos que hacer para lograr lo que queremos realmente no eran necesarias. Las capturamos para que dejen de causarnos estrés, pero según vamos caminando hacia la meta nos damos cuenta que podemos lograr lo que queremos sin hacer todo lo que juzgamos una vez que teníamos que hacer. De esta manera, evitamos confundir el fin con el medio. Decir, evitamos confundir lo que queremos, con lo que supuestamente tenemos que hacer para lograr lo que queremos. Robbins dice que el RPM es un sistema de pensamiento, y entre mejores pensamientos tengamos mejores resultados lograremos.

Por otro lado, pensar en lo que queremos, y no en lo que tenemos que hacer, nos da una perspectiva más feliz de nuestra vida. Estar constantemente pensando en cosas que tenemos que hacer, obligaciones, no es una visión de la vida muy placentera que digamos.  Sin embargo, levantarnos todos los días sabiendo que vamos a trabajar por lograr lo que queremos, es una visión mucho más placentera, que nos producirá más motivación para trabajar en lo que queremos.

Segundo parte del RPM: Identificar nuestro propósito

El segundo paso dentro del método RPM es pensar en por qué queremos lograr ese resultado que identificamos. En otras palabras, pensar en nuestro propósito. Robbins dice que “la actividad sin propósito es el drenaje de tu vida”. Para no ser repetivos, refieranse a la entrada Método de Planificación rápida de Tony Robbins para abundar más sobre el propósito.

Tercera parte del RPM: crear un plan de acciones masivas

Por último, debemos pasar a la acción con el plan de acciones masivas. El plan de acciones masivas agrupa todas las tareas que identificamos que tenemos que hacer para lograr nuestro propósito. No obstante, debemos hacer tres cosas adicionales: priorizar, establecer tiempos mínimos y máximos para hacer las cosas, e identificar apalancamiento para hacer las cosas.

Pasemos a discutir estos tres conceptos.

  • Identificar lo imprescindible: Sabemos que la mayoría de las cosas en esa lista no las vamos a poder hacer hoy, ni esta semana, ni este mes. De hecho, muchas nunca las haremos. No obstante, debemos pensar en cuáles de esas tareas nos moverán más cerca del resultado que queremos lograr. El principio de Pareto dice que el 20% de las cosas que hacemos logra el 80% de los resultados. Si ese 20% de cosas que hacemos loga el 80% de nuestros resultados, ese 20% es lo imprescindible, y es esto lo que hacemos al priorizar: identificar lo imprescindible.  Nuestro problema es que frecuentemente no sabemos identificar cuál es ese 20% nuestro que debemos priorizar, y nos concentramos en aquellas tareas que producen menos resultados. Por ejemplo, un error típico de un negocio es dedicarle mucho esfuerzo a complacer a clientes exigentes que realmente no generan muchas ganancias, en vez de dedicarle más atención a clientes que sí generan mucha ganancia sin requerir de mucho esfuerzo. Ese negocio, quizás, pueda lograr venderle más servicios a esos buenos clientes que redunden en más ganancias haciendo incluso menos trabajo. Pero si el negocio falla en priorizar, se quedará estancado dedicándole tiempo a clientes que demandan de mucha atención sin generar muchas ganancias
  • Establecer nuestro tiempos máximos y mínimos: El segundo paso en nuestro plan de acciones masivas es establecer un tiempo máximo y mínimo para lograr las cosas que tenemos que hacer. Pregúntate, dice Robbins ¿cuánto es lo máximo y lo mínimo que me tomará realizar esta acción? Robbins menciona que solemos sobreestimar el tiempo que nos tomarán las cosas cuando estas estas en nuestra mente. Debemos, incluso, tomar como meta hacer las cosas en el mínimo tiempo posible que podamos hacerlas.
  •  Encontrar nuestro apalancamiento: La tercera acción que tenemos que hacer dentro de nuestro plan masivo de acción es encontrar nuestro apalancamiento (en inglés “leverage”). Robbins dice “saben cómo yo logro que se hagan tantas cosas? Porque yo no las hago. Yo identifico el resultado que quiero, identifico mi propósito, y busco apalancamiento”. El apalancamiento es cómo lograr cosas con la ayuda de otras personas, o de cosas. Robbins distingue el apalancamiento de la delegación. Mientras que la delegación es darles a otros una tarea para hacer, el apalancamiento es trabajar con otros para lograr un propósito específico. Es decir, esos otros entienden nuestro propósito, entiende nuestro resultado, y les sugerimos un plan de acción, pero si ven otro plan de acción mediante el cual puedan lograr los resultados deseados, son libres de hacerlo. Es decir, no se le está delegando una tarea, sino que se les está haciendo partícipes de la búsqueda de un resultado específico con un propósito específico. Con el apalancamiento, dice Robbins, logramos cosas con otras personas en vez de delegarle cosas a esas personas.

 

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